Zasada memoriałowa i zasada kasowa – kluczowe zasady w rachunkowości

Rachunkowość to nieodłączna część funkcjonowania każdej organizacji, a jej zasady mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia prawidłowych i rzetelnych ksiąg. Dwie fundamentalne metody księgowania, które decydują o sposobie ewidencjonowania przychodów i kosztów, to zasada memoriałowa oraz zasada kasowa. Choć często się je zestawia, każda z tych zasad różni się pod względem podejścia do momentu rejestrowania transakcji w księgach rachunkowych. W artykule przedstawimy różnice między nimi, ich zalety oraz wady, a także omówimy, w jakich przypadkach warto je stosować.

Zasada memoriałowa – definicja i zastosowanie w praktyce

Zasada memoriałowa to podstawowa zasada rachunkowości, która mówi, że wszelkie przychody i koszty powinny być ewidencjonowane w okresie, którego dotyczą, niezależnie od momentu ich faktycznej zapłaty. Oznacza to, że transakcje są rejestrowane w księgach rachunkowych w chwili, gdy mają miejsce, a nie w momencie otrzymania lub wydania pieniędzy. Jest to kluczowe dla rzetelnego i pełnego obrazu finansowej sytuacji przedsiębiorstwa.

Dzięki zasadzie memoriałowej możliwe jest uzyskanie pełnego obrazu aktywów i pasywów firmy, co pozwala na precyzyjne określenie jej wyniku finansowego. Księgowość prowadzona według tej zasady uwzględnia nie tylko transakcje, które zostały opłacone, ale również zobowiązania i należności wynikające z nieopłaconych jeszcze faktur. To podejście sprawia, że sprawozdania finansowe są bardziej przejrzyste i wiernie odzwierciedlają stan faktyczny działalności firmy.

Przykłady zastosowania zasady memoriałowej:

• Sprzedaż towaru w grudniu, przy czym należność została uregulowana dopiero w styczniu – transakcja zostaje ujęta w księgach w grudniu.
• Świadczenie usług przez firmę od listopada do stycznia, faktura wystawiona w lutym – odpowiednia część kosztów i przychodów powinna być przypisana do danego roku obrotowego.

Zalety i wady stosowania zasady memoriałowej

Zasada memoriałowa ma wiele zalet, które sprawiają, że jest szeroko stosowana, szczególnie przez duże przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne. Główne korzyści wynikające z jej stosowania to:

• Rzetelność – metoda memoriałowa zapewnia pełny obraz sytuacji finansowej, prezentując nie tylko wpływy i wypływy pieniężne, ale również przyszłe zobowiązania i należności.
• Lepsza kontrola finansowa – możliwość dokładniejszego planowania finansów oraz monitorowania płynności przedsiębiorstwa w długim okresie.
• Zgodność z międzynarodowymi standardami – zasada ta jest standardem w większości krajów, co ułatwia współpracę z międzynarodowymi kontrahentami i inwestorami.

Mimo wielu korzyści, stosowanie zasady memoriałowej wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Oto najważniejsze wady tej metody:

• Skomplikowana księgowość – prowadzenie księgowości w oparciu o zasadę memoriałową wymaga większej precyzji oraz bardziej złożonych analiz finansowych.
• Zmniejszenie płynności finansowej – przedsiębiorstwa mogą napotkać problemy z płynnością finansową, gdy zobowiązania podatkowe są naliczane od faktur, które nie zostały jeszcze opłacone przez kontrahentów.
• Trudność w interpretacji – dla osób bez doświadczenia w księgowości zrozumienie pełnych konsekwencji finansowych transakcji zarejestrowanych według zasady memoriałowej może być wyzwaniem.

Wybór zasady memoriałowej zależy od specyfiki firmy oraz skali jej działalności. Dla większych przedsiębiorstw, które prowadzą skomplikowane operacje finansowe, zasada ta jest zazwyczaj bardziej odpowiednia, ponieważ umożliwia dokładniejsze odwzorowanie rzeczywistości finansowej.

Zasada kasowa – uproszczona metoda księgowania

Zasada kasowa to przeciwieństwo zasady memoriałowej i opiera się na rejestrowaniu transakcji dopiero w momencie faktycznego przepływu gotówki, czyli gdy następuje zapłata lub otrzymanie środków pieniężnych. Oznacza to, że przychody i koszty są ujmowane w księgach rachunkowych dopiero wtedy, gdy fizycznie dochodzi do przekazania pieniędzy. Ten sposób księgowania jest znacznie prostszy, co sprawia, że jest często wybierany przez małe firmy oraz przedsiębiorstwa o ograniczonym budżecie.

W praktyce zasada kasowa oznacza, że firma nie ujmuje należności i zobowiązań w momencie wystawienia faktury, lecz dopiero w chwili jej zapłacenia. Przykładem może być sytuacja, gdy firma dostarcza towar w grudniu, ale płatność otrzymuje dopiero w styczniu – wówczas w księgach rachunkowych ta transakcja zostanie ujęta dopiero w styczniu.

Zaletą tej zasady jest jej prostota, która nie wymaga skomplikowanych analiz ani precyzyjnego rozdzielania przychodów i kosztów na różne okresy rozliczeniowe. W związku z tym zasada kasowa jest szczególnie przydatna dla przedsiębiorstw, które prowadzą działalność na mniejszą skalę i nie potrzebują tak szczegółowych analiz finansowych, jak ma to miejsce w przypadku dużych korporacji.

Zastosowanie zasady kasowej w przedsiębiorstwach

Zasada kasowa znajduje zastosowanie przede wszystkim w małych firmach, które chcą ograniczyć formalności związane z księgowością oraz w przedsiębiorstwach, gdzie przepływ gotówki jest kluczowym elementem codziennej działalności. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgowość zgodnie z zasadą kasową, koncentrują się przede wszystkim na bieżącej płynności finansowej – rejestrują koszty i przychody w momencie ich faktycznego zaistnienia w postaci przepływu środków pieniężnych.

Główne zalety stosowania zasady kasowej to:

• Prostota prowadzenia księgowości – ewidencjonowanie transakcji odbywa się wyłącznie w momencie przepływu gotówki, co minimalizuje liczbę skomplikowanych operacji księgowych.
• Kontrola nad płynnością finansową – księgowość oparta na zasadzie kasowej pozwala przedsiębiorstwom lepiej monitorować bieżące saldo gotówkowe oraz natychmiast reagować na ewentualne problemy z płynnością.
• Zmniejszone ryzyko obciążeń podatkowych – podatki są naliczane dopiero po otrzymaniu płatności, co chroni przedsiębiorstwo przed sytuacją, w której musiałoby zapłacić podatek od faktury, która jeszcze nie została uregulowana.

Jednak zasada kasowa ma również swoje wady, które mogą ograniczać jej stosowanie w niektórych przypadkach. Przede wszystkim:

• Brak pełnego obrazu finansowego – metoda kasowa nie uwzględnia zobowiązań ani należności, co może prowadzić do niepełnej oceny kondycji finansowej firmy.
• Trudności w planowaniu długoterminowym – ponieważ nie uwzględnia przyszłych wpływów i zobowiązań, przedsiębiorstwa mogą mieć trudności z dokładnym prognozowaniem i planowaniem swoich finansów.

Wybór między zasadą memoriałową a zasadą kasową zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb księgowych. Mniejsze firmy, które preferują prostotę i chcą skupić się na bieżącej płynności, zazwyczaj decydują się na zasadę kasową, podczas gdy większe przedsiębiorstwa, dążące do pełniejszego odwzorowania swojej sytuacji finansowej, wybierają zasadę memoriałową.

Więcej na ten temat: https://biurospolki.pl/blog/zasada-kasowa-i-memorialowa/

[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej lub finansowej.